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¿Desea festejar la creación de su empresa, el lanzamiento de su nueva aplicación web, la distribución de sus nuevos locales, los 3 años de su empresa o reunir a sus clientes para darles las gracias? No lo piense más: ¡aproveche la oportunidad para organizar un evento profesional único!
Quien habla acerca de un evento, habla de los gastos, pero no de los detalles: la creación, el envío y la distribución de las invitaciones, el alquiler de un espacio, el mobiliario, el servicio de catering, la decoración, el fotógrafo, las animaciones, el sonido …
Y si le dijera que con algunos consejos, ¿usted puede crear eventos de calidad sin presupuesto? Decirlo, parece estupendo. Le daré los 10 pasos claves y le confiaré algunos de mis secretos, esto suena mucho mejor ¿no?

Defina el objetivo de su evento

“¿Por qué organiza un evento?. A primera vista, esta pregunta puede parecer tonta, pero es esencial. Organizar un evento está bien, pero saber por qué lo está organizado es esencial.
Aproveche cada ocasión, sea cual sea ésta, para lucir su traje de organizador de eventos y destacar su negocio. Un evento es, ante todo, una forma efectiva de comunicarse con sus clientes, clientes potenciales, socios, colaboradores…
A diferencia de un correo electrónico, de un flyer o de un obsequio, el evento involucra al ser humano y genera reuniones mientras va dejando recuerdos. Por lo tanto, usted hará disfrutar a sus invitados de una experiencia real.

Consejo
No necesita, obligatoriamente, recurrir a una agencia de eventos para organizar un evento. Cree un equipo de 5/6 personas con distintos tipos de habilidades y con las cuales piensa trabajar. Asigne a cada uno de ellos roles específicos y responsabilidades. Establezca un calendario de reuniones para poder tener momentos de interacción. En una palabra: ¡rodéese bien!

Plantee las preguntas correctas y establezca un pliego de condiciones

  • ¿Cuál es la ocasión para organizar un evento?

Tomemos el caso específico de Paul, de 30 años de edad, quien acaba de crear su startup en comunicación “Paul’Com” y quisiera organizar un evento.

  • ¿Cuál es el objetivo?

A menudo, en el calor del momento, es común olvidar el objetivo principal. Tenga en cuenta y no dude en volver a leer su pliego de condiciones regularmente a manera de recordatorio. Paul acaba de establecerse en la zona de un vivero de empresas y le gustaría, principalmente, darse a conocer y conocer gente nueva. ¿Quizás futuros clientes o socios?

  • ¿Cuál es el tipo de evento a organizar?

¿Tiene que organizar un evento relacionado con su actividad o un evento fuera de lo común? En el caso de Paul, él organizará un taller de una hora sobre “Comunicación sin presupuesto” durante el cual revelará sus secretos. Habrá un momento de intercambio durante el desayuno para proseguir este evento con algunas animaciones. Con el objetivo de captar el mayor número de personas, Paul quiere que este evento sea gratuito.

Consejo
No dude en organizar eventos que no tienen nada que ver con su actividad. Tomemos el ejemplo de una empresa de contabilidad que organiza una vez por trimestre un afterwork en un lugar moderno con unos cuarenta líderes empresariales. ¿El interés? hacer del nombre de su empresa una verdadera marca que permanezca en la mente de los líderes empresariales.

  • ¿A quién va dirigido y cuántas personas están previstas?

Paul se dirige a todo aquel que pueda estar interesado por los servicios de comunicación: líderes empresariales, iniciadores de empresas, directores de marketing / comunicaciones, asociaciones

Le gustaría que hubiera aproximadamente 50 líderes empresariales; por lo tanto, deberá invitar 500 personas (en promedio, 1 persona presente de cada 10).

Póngale un nombre a su evento

El nombre de su evento no es un detalle, pero es importante buscarlo.
Algunas recomendaciones:

  • Realice un brainstorming para abordar las ideas de cada uno y un benchmarking para hacer un balance de lo que ya existe.
  • Ya sea en español o en inglés, el nombre debe ser breve, fácil de decir y recordar.
  • Puede ser bueno incluir el nombre de la empresa: “BreakfastbyPaul’Com”.

Escoger una fecha y un lugar

Una vez que defina su objetivo, puede elegir una fecha y un lugar.

  • La fecha

Paul ha comprendido bien que los líderes empresariales tienen, en general, menos disponibilidad durante las vacaciones escolares, los lunes (días dedicados a la lectura de correos electrónicos recibidos los fines de semana, a las reuniones de equipo…), los miércoles (los empleados trabajan las ⅘ parte de la jornada laboral y están ausentes) y los viernes por la tarde (fin de semana). Por lo tanto, el desea organizar su taller el martes o jueves fuera de las vacaciones escolares de 8:30 a.m. a 9:30 a.m. seguido de un desayuno hasta las 10:00 a.m. Además, cuidado con los días festivos que a menudo generan fines de semana largos.

Organizar un evento sin presupuesto

Consejo
Esté atento a las fechas de los eventos ya planificados. Para tener una visión global de los eventos profesionales, no dude en visitar el sitio web de la Cámara de Comercio e Industria y del Sindicato Nacional de su departamento.

  • El lugar
    Prefiere los lugares más cercanos a una salida de autopista con un parking cercano o una estación de metro / tranvía / autobús. Recordemos que Paul no tiene un presupuesto para este evento, así que él puede solicitar a su vivero de empresas, que, a menudo, cuenta con una sala común o un lugar listo para recibirlo gratuitamente a cambio de notoriedad.

Consejo
Oriente sus asociaciones hacia nuevos lugares (restaurantes, hoteles, espacios de coworking) que busquen principalmente darse a conocer, en ocasiones, incluso, en lugares inusuales. No dude en hacer que este tipo de alianza sea “ganar o ganar”: gracias al evento de Paul, el lugar podrá hacerse conocido ante estos 50 líderes empresariales.

Defina un presupuesto

Ya lo veo pálido… El nos sugiere organizar un evento sin presupuesto, pero ¿nos habla de definir un presupuesto? ¡Sí! es importante mantener un presupuesto actualizado en una hoja de cálculo de Excel. “Sin presupuesto” no significa que no habrá gastos, sino que todos los gastos serán reembolsados.

organizar evento sin presupuesto

Algunos pasos a seguir:

  • Enumere en su hoja de cálculo todos los gastosen alza”. Por ejemplo, Paul va hacer todo lo posible para negociar un espacio gratuito dentro de su vivero o en otro lugar, pero mientras tanto, lo presupuesta en su hoja de cálculo.
  • Detalle los proveedores por cada una de las partidas de gastos. Divulgue la noticia a su alrededor a través de sus redes sociales, por ejemplo “Búsqueda de servicio de catering, florista y fotógrafo“. Mediante esta publicación, Paul se ha dado cuenta que el primo de su ex compañero de trabajo es un fotógrafo y que la novia de su vecino brinda el servicio de catering.
  • Solicite presupuestos de al menos 3 proveedores para cada una de las partidas de gastos. De preferencia a los proveedores locales que responderán mejor y que podrán, posteriormente, convertirse en sus socios o clientes, ¿quién sabe?

Consejo
No dude en usar su teléfono para pedir cotizaciones. Esto le permitirá hacer una solicitud más específica, hablar con el proveedor, escuchar sus consejos y establecer un vínculo. No confíe en el precio general e ingrese los detalles de cada servicio. Paul quedó prendado del servicio de catering que registra un precio por encima del presupuesto establecido. Para respetar el presupuesto establecido, Paul no tendrá en consideración la entrega, el lugar y el servicio. Por lo tanto, irá a buscar los aperitivos y tres personas del equipo se encargarán del servicio.

Establezca alianzas para organizar evento sin presupuesto

Aquí vamos: establecer alianzas o el arte de organizar eventos sin un presupuesto.

  • En primer lugar, establezca su hoja de cálculo de Excel destinada a su presupuesto y enumere todas las partidas que puedan servir como alianza. En el caso de Paul, está el alquiler del salón, el desayuno, el fotógrafo, las animaciones …
  • En segundo lugar, distinga las alianzas financieras de las alianzas designadas “intercambios de notoriedad“. En el primer caso, por ejemplo, Paul pedirá que un banco le otorgue la suma de 1.500 euros para poder liquidar parte del servicio de catering a cambio del logotipo presente en los materiales de comunicación y un breve discurso del director del banco antes del aperitivo. En el segundo caso, Paul colocará el logotipo del fotógrafo en los materiales de comunicación a cambio del servicio.
  • Realice una lista de los proveedores que puedan establecer alianzas financieras con usted o bien cambiar la notoriedad. Elija proveedores locales y, una vez más, no dude en movilizar su red. Paul publicó en LinkedIn “Buscando un fotógrafo para un servicio de 3 horas a cambio de notoriedad con 50 líderes empresariales“. Se puso en contacto con un fotógrafo interesado, con la condición de obtener la lista de direcciones de correo electrónico de los líderes empresariales presentes seguido al evento. ¡Bingo!
  • Cree una carpeta de alianzas con la siguiente información: nombre, fecha y lugar del evento, el objetivo, la meta y lo que usted puede proponer a sus futuros socios. Si es un evento recurrente como, por ejemplo, una feria comercial que ha existido desde hace 5 años, incluya el número de visitantes, las repercusiones de la prensa… Estas cifras serán de gran interés para sus futuros socios. No debe tener más de 5 o 6 páginas y debe ser de fácil lectura.

Consejo
Elabore paquetes para la carpeta de alianzas, siempre es “más comercial”. Paul creó el paquete bronce, plata y oro.

  • Capte telefónicamente a sus socios antes de enviarles la carpeta de la alianza. Esto le permitirá enviárselo a los interesados y al mismo tiempo poder personalizarlo.
  • Finalmente, realice un seguimiento a sus socios reanudando la comunicación y de preferencia con citas. Un encuentro humano no tiene precio y le abrirá muchas puertas.

Consejo
Es interesante establecer alianzas para el lugar, el servicio de catering, el fotógrafo… Pero también puede recurrir a las escuelas que enseñan comunicación, marketing y planificación de eventos. Las escuelas a menudo están en la búsqueda de proyectos concretos para que los estudiantes puedan adquirir experiencia. Presente su proyecto en varias escuelas, obtenga un convenio y preséntese para explicar a los estudiantes lo que esperan de ellos. Y créame, no carecen de recursos; están llenos de buenas ideas. Por ejemplo, invítelos para la creación de la invitación, para el desarrollo en la víspera del evento, para recibir el Día D… ¿Desea que su evento sea filmado? Llame a los estudiantes de medios audiovisuales.

Cree un rétro-planning

Como su nombre lo indica, se trata de establecer un plan de trabajo para organizar su evento.

  • Como primer paso, tome una hoja de papel en blanco y enumere en desorden todas las tareas a realizar, para el buen funcionamiento de su evento. No los reduzca y tenga en cuenta todo lo que pase por la cabeza, incluso las funciones que podrían parecer mínimas, pero que tienen importancia.
  • Luego, ordene las tareas enumeradas por orden de finalización.
  • Con la ayuda de un calendario, establezca fechas específicas para cada una de las actividades y asígnelas específicamente a un miembro del equipo.
  • Ponga su propio rétro-planning en Excel o bien en Gantt Project (software gratuito para descargar) e imprímalo en A3 para tenerlo continuamente a la vista.
  • A medida que avance, modifique su retro-planning resaltando las tareas realizadas, tachando las tareas caducas y agregando otras nuevas. Mantenga los trazos de las diferentes versiones, porque si el evento en cuestión se vuelve recurrente, usted podrá usarlos como base.

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Consejo
De seguro, se despertará en medio de la noche recordando que olvidó enviar un correo electrónico importante, que tendrá una gran idea para el nombre de su evento bajo su ducha… ANOTE absolutamente todo, ¡haga el TO-DO LIST!

Comunique sobre el evento

Es esencial comunicar antes, durante y después del evento.

Antes del evento:

  • Cree y envíe un “Savethe date a sus invitados unas semanas antes del evento, aproximadamente unas 4 a 5 semanas antes para avisarles. Indique los aspectos principales, como el nombre del evento, la fecha, el lugar, pero no brinde demasiada información al mismo tiempo. Haga de su “Savethe date” un verdadero teaser: sus invitados estarán a la espera de recibir la invitación oficial. Puede utilizar Mailchimp para el envío de sus correos electrónicos. Paralelamente, utilice las redes sociales para transmitir la información con la ayuda de Buffer para dedicar un mínimo de tiempo. Puede también crear una landing page para colectar los correos de las personas interesadas en participar al evento.

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  • Cree y envíe una invitación formal por correo electrónico a sus invitados 3 semanas antes del evento. Estipule que el registro es obligatorio, a fin de poder hacer una lista de las personas presentes y prever lo necesario para el desayuno, en el caso de Paul.
  • Siéntase libre de crear e imprimir algunos flyers y pósters. Paul logró una alianza con una empresa de impresión, lo que le permitió publicar gráficos en formato A3 al interior de su vivero de empresas.
  • Vuelva a contactar a sus invitados y envíe un último correo electrónico el día anterior al evento con la información principal: horarios, en qué estación de metro detenerse, dónde estacionarse, que no se olviden de traer sus tarjetas visitantes… También puede contestar su teléfono por las últimas llamadas o utilizar el envío de mensajes de texto que funcionan muy bien.
  • Al mismo tiempo, comuníquese con periodistas que puedan estar interesados en su evento. Por consiguiente, Paul contactará a periodistas económicos. Para hacer esto, enumerará los apellidos, los nombres y las direcciones de correo electrónico de los periodistas, a menudo presentes en los periódicos (al final de los artículos o en la sección prensista). Luego, se les enviará una invitación de prensa.

Consejo
Para todos sus medios de comunicación, utilice una tarjeta gráfica común y, ¿por qué no un logotipo específico? De esta forma, su evento tendrá una verdadera identidad. No olvide poner los logotipos de todos sus socios en los medios de comunicación. Si Photoshop no es su mejor amigo, utilice Canva gratuitamente. Paralelamente, cree un hashtag. Paul utilizará el hashtag #PaulCom.

Durante el evento

  • No escatime en la señalización; el lugar debe ser fácil de encontrar. Puede hacer paneles para recordar el hashtag de su evento con el objetivo de animar a que sus invitados lo utilicen.

comunicar sobre su evento

  • Si es necesario, prevea a dos estudiantes para administrar las redes sociales el Día-D. Seleccione cuidadosamente los perfiles correctos, puesto que tendrán su confianza absoluta el día del evento. Asegúrese de compartir la información correcta y de eliminar cualquier falta de ortografía.
  • Puede pedirles a los estudiantes que hagan una encuesta de satisfacción, esto será de mucha ayuda cuando usted realice el balance de su evento. Esta encuesta puede realizarse en papel o bien con un Ipad.
  • Preste una especial atención a los periodistas: los estudiantes presentes en la recepción deben informarle en cuanto llegue un periodista para que usted pueda darle la bienvenida como se debe. Asegúrese de estar disponible para eventualmente responder a sus preguntas.

Consejo
Informe a todos los invitados con la ayuda de los paneles que es probable que sean fotografiados durante el evento con el objetivo de resguardarlos.

Después del evento

  • Envíe un correo electrónico de agradecimiento a todos los participantes y colaboradores del evento. Si se han tomado fotos, agregue un enlace para que puedan verlas.
  • En las redes sociales, publique fotos del evento en los días siguientes: las personas presentes estarán encantadas de revivir el evento y esto puede hacer que otros quieran venir a uno de sus próximos eventos.
  • Dentro de las 24 horas del evento, envíe un comunicado de prensa y algunas fotos en alta definición a los periodistas. Esto permitirá que los periodistas ausentes comuniquen, de todos modos, sobre su evento. El comunicado de prensa (1 página como máximo) debe esbozar los principales aspectos y las figuras claves de su evento. No olvide colocar sus datos con el objetivo de ser contactado en caso de que hayan preguntas por parte de los periodistas.

Gestione la logística

¡En los eventos, la logística es el dolor de cabeza de todos! Se encarga de supervisar toda la instalación del evento y de ANTICIPAR.

  • Organice reuniones periódicas con su equipo y prepare una agenda clara y concisa. Anticipadamente, envíesela a los miembros del equipo con el objetivo de que ellos estén al tanto. Encuéntrense en un lugar de fácil acceso que no les genere gastos. Paul invitará a su equipo dentro de su vivero de empresas, que acepta otorgarle un salón. En caso de que usted no pueda encontrar un lugar, planifique una conferencia telefónica.

organizar un evento

Consejo
Para organizar una reunión satisfactoria, se recomienda seguir algunas reglas. Indique a los participantes la hora de inicio y de finalización. Designe un presentador quien tendrá el rol de hacer saber los puntos de vista de cada uno. En un grupo, algunas personas tímidas no se atreverán a tomar la palabra, aunque tengan buenas ideas. El presentador debe hacerlos hablar. Como organizador, usted puede decidir sobre cada uno de los puntos. No pase al siguiente punto indicado en la agenda hasta que no se haya tomado una decisión. Posteriormente, realice un informe (no más de dos páginas), envíeselo a los participantes y planifique una próxima fecha de reunión.

  • Identifique y pruebe: haga una o varias identificaciones del lugar, identifique el mobiliario disponible, los lugares donde podrá instalar su señalización, donde usted podrá conectar una computadora, un parlante… Pruebe todos los equipos anticipadamente (no espere el día anterior para tener una solución alternativa en caso de algún problema): la computadora, el sonido del micrófono… También puede pedir que prueben el servicio de catering, si usted lo desea. Para estar seguro, Paul planificó organizar un ensayo general del evento.
  • Prepare un horario específico del Día-D para cada uno de los miembros de la organización y de los proveedores: el servicio de catering, el fotógrafo, la orquesta, los estudiantes… Luego, en cada uno de los horarios, coloque su número de celular en caso de problemas.
  • Instale todo el equipo el día anterior al evento, para prever algunos pequeños problemas y tener tiempo de encontrar una solución. Por ejemplo, Paul se dio cuenta que faltaban los manteles para cubrir las mesas. Esto le permitió enviar a un miembro del equipo para que los comprara.

Consejo
A lo largo de la organización del evento, haga una lista con todo el equipo que usted debe traer el Día-D: bolígrafos, papeles en blanco, cinta adhesiva, tijeras, cargador para el teléfono… Además, haga una pequeña ficha con los números de celular de todos los miembros del equipo. Envíelos anticipadamente para que ellos puedan registrarlos.

Asegure el Día-D

Después de varias semanas, incluso varios meses de organización, llegó el Día-D. Dividido entre el estrés y la emoción, Paul durmió muy poco las noches previas.
Aquí hay algunos consejos para que su evento se desarrolle de la mejor manera:

  • Primero, organice una última reunión 1 hora antes del evento en presencia de todo el equipo. Esta es la oportunidad de dar las instrucciones finales, responder a cualquier pregunta y promover la cohesión del equipo. No escatime en alentar y agradecer a todos.
  • A pesar del estrés y la fatiga, esté sonriente y de la bienvenida a sus invitados. Algunos puede que no estén satisfechos: no les guste el cóctel, sientan que hay demasiada espera en la recepción… Su evento no complacerá a todos. Tome las críticas con una sonrisa y escuche los comentarios de sus invitados.
  • Finalmente, muéstrese disponible y tranquilo: disponible para su equipo que lo llamará para gestionar diferentes problemas. Sepa cuáles son sus prioridades para gestionar estos pequeños problemas que serán todos “muy urgentes”. ¡Relativice ante todo!

Consejo
Como organizador principal, no planifique un horario para usted mismo. Asigne todas las tareas a los miembros de su equipo. Usted ya estará muy ocupado gestionando lo inesperado y créame, ¡no se aburrirá!

Haga el balance

El día después del evento, reúna a todo el equipo de la organización alrededor de una mesa y haga un balance total. Realice una tabla de tres columnas con los puntos fuertes, los puntos débiles y los aspectos por mejorar. Efectivamente, las personas que gestionaban la bienvenida pueden haber encontrado un problema que usted ignora y esta es la oportunidad de discutirlo.

En segundo lugar, es importante hacer un resumen con los colaboradores del evento. Muéstrese atento a escucharlos y no dude en preguntarles para poder satisfacer dichas necesidades. La idea es que estén convencidos de ser sus socios nuevamente para los próximos eventos.

Finalmente, si se realizó una encuesta de satisfacción, revise los resultados para obtener las opiniones de los invitados. Recupere las tarjetas de visita de la caja ubicada en la recepción y agréguelas a su archivo que servirán para los envíos de correo electrónico. ¡De esta manera, Paul pudo enriquecer su base de datos!

La organización de su boda, del bautizo de su recién nacido, de la despedida de su compañero de trabajo, del cumpleaños sorpresa de su mejor amigo, de su próximo viaje a Canadá… ¡Puesto que la vida es una fiesta, nosotros organizamos eventos regularmente sin siquiera darnos cuenta! Solo se necesita, un poco de organización, un toque de imaginación y un toque de fantasía. Agregue a esto, algunos consejos para organizar hermosos eventos, sin presupuesto.

Y USTED,
¿Tiene algunos consejos para compartir con nosotros para la organización de sus eventos sin presupuesto?